Het beheren en draaiende houden van een vzw is een klus waar verschillende verplichtingen bij komen kijken. Zie jij het bos door de bomen niet ? Geen zorgen , wij geven jou hieronder een handig overzicht van alle jaarlijkse verplichtingen die jij als VZW dient na te komen. Vragen of meer info nodig ? Contacteer ons gerust !
1. De Jaarrekening neerleggen
Wat is de jaarrekening?
De jaarrekening is een financieel verslag met daarin het overzicht van enerzijds de jaarlijkse inkomsten & uitgaven van je vzw, en anderzijds het vermogen van je vzw op het einde van het boekjaar.
Hoe maak je de jaarrekening op?
Dat hangt af van de grootte van je vzw volgens de wettelijke definities.
De meeste vrijwillige jeugdverenigingen vallen onder de noemer “Kleine vzw met vereenvoudigd schema” :
Je vzw overschrijdt niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
- jaargemiddelde van het aantal werknemers: max. 5 VTE
- in totaal max 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten (excl. btw)
- in totaal max 1 337 000 euro aan bezittingen/ in totaal 1 337 000 euro aan schulden
Als kleine vzw met vereenvoudigd schema leg je de jaarrekening neer bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
De jaarrekening bestaat uit:
Waar leg je de jaarrekening neer?
Kleine vzw met vereenvoudigd schema dienen hun jaarrekening op papier in bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Die neerlegging is gratis. Hier vind je welke griffie je vzw-dossier beheert.
Wanneer maak je de jaarrekeningen op en leg je ze neer ?
Je maakt de jaarrekening op na het einde van het boekjaar. Het document moet goedgekeurd worden op de algemene vergadering die maximaal 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar moet plaatsvinden. Wanneer jouw boekjaar eindigt is vastgelegd in de statuten van jouw vzw. Bij de meesten valt dit samen met het kalenderjaar.
Voor de vzw’s die werken met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar (afsluiting op
31/12), is de uiterlijke termijn voor het samenroepen van de Algemene Vergadering dus 30 juni en het neerleggen van de jaarrekening uiterlijk 31 juli
Daarna leg je ze neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dat doe je het best binnen de 30 dagen na afloop van de algemene vergadering.
Aandachtspunten:
- Het is nog niet mogelijk om je jaarrekening elektronisch in te dienen. Ga ze dus persoonlijk neerleggen of stuur ze op (dat hoef je niet aangetekend te doen).
- De neerlegging op de griffie van de ondernemingsrechtbank is kosteloos.
- Je kan meerdere exemplaren voorzien en een exemplaar laten aftekenen door de griffie. Zo heb je voor je administratie een bewijs dat de jaarrekening neergelegd werd.
- Let erop dat de jaarrekening ondertekend is door de voorzitter of penningmeester van je vzw. Ook zijn of haar naam, functie en de datum moeten duidelijk vermeld staan.
- Op zoek naar het adres van de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank? Zoek het op voor de regio van je vzw, dat kan via de website van de FOD Justitie.
2. Minstens één algemene vergadering (AV) houden
De Algemene Vergadering (AV) moet de jaarlijkse jaarrekening van het afgelopen boekjaar en de begroting van het komende jaar goedkeuren. Ook moet de AV kwijting verlenen (= goedkeuring geven) aan de bestuurders. Deze AV moet binnen de termijn van 6 maanden na het vorige (boek)jaar gehouden worden.
Deze AV moet minstens één keer per jaar samenkomen, maar dit mag ook meer. Het benoemen en ontslaan van (nieuwe) leden en bestuurders en een eventuele statutenwijziging kan enkel op een AV gebeuren. Deze ontslagen, benoemingen en eventuele statutenwijzigingen dienen neergelegd te worden in het Belgisch Staatsblad. Deze wijzigingen dienen ook binnen de 8 dagen na publicatie aangepast te worden in het UBO-register.
3. Rechtspersonenbelasting indienen
Commerciële bedrijven betalen vennootschapsbelasting, burgers betalen de personenbelasting en vzw's betalen rechtspersonenbelasting. Elke vzw ontvangt elk jaar een aanslagbiljet hiervoor van de Federale Overheidsdienst (FOD). Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging om deze belasting tijdig in te dienen.
De meeste jeugdorganisaties zullen in de praktijk vaak een blanco biljet kunnen terugsturen (nihil aangifte), maar dan nog is de aangifte verplicht. De aangifte kan je online via Biztax indienen.
Rechtspersonenbelasting (RPB): welke inkomsten worden belast?
Binnen de RPB (rechtspersonenbelasting) wordt de vzw niet belast op haar winsten noch op
lidgelden, subsidies of schenkingen. Slechts bepaalde inkomsten worden belast. Het gaat onder meer over bepaalde onroerende inkomsten (bv. commerciële verhuur van een pand), meerwaarden (bij de verkoop van bv. bepaalde gebouwen of gronden), niet-verantwoorde kosten of voordelen van alle aard.
RPB: Wanneer indienen?
Elke VZW heeft een termijn van 7 maanden, na afsluiting van het boekjaar, om een aangifte in te
dienen. Als de uiterste datum van indiening op een zaterdag, zondag of feestdag valt, is de
eerstvolgende werkdag de uiterste datum van indiening. In de praktijk verleent de fiscale
administratie vaak een uitzondering op de uiterste indieningstermijn.
Voorbeeld:
VZW Tajine heeft een boekjaar dat loopt van 01.01 tot en met 31.12. De aangifte in de
rechtspersonenbelasting zal moeten gebeuren uiterlijk 7 maanden na afsluiting van het boekjaar,
nl. 31 juli. Dit is trouwens ook dezelfde termijn die geldt voor het neerleggen van de jaarrekening
van de VZW.
Let op: de rechtspersonenbelasting volgt het kalenderjaar. Indien het boekjaar van een
rechtspersoon niet gelijk loopt met het kalenderjaar (wat perfect mogelijk is indien zo aangegeven in de statuten van de vzw) dan moet een aangepast financieel overzicht van het kalenderjaar worden bijgevoegd.
Hoe kan je jouw rechtspersonenbelasting indienen ?
De aangifte dien je online in via de website Biztax van de FOD Financiën.
- Surf naar Biztax
- Meld je aan bij Biztax: (dagelijks) bestuurders of vaste vertegenwoordigers van een vzw kunnen zich aanmelden via hun eID kaartlezer of via de applicatie itsme. Zij moeten een functie hebben van beheerder in de KBO. De vzw kan ook een mandaat geven aan een boekhouder om de aangifte in naam van de vzw te doen. Info over het geven van een mandaat vind je in de FAQ technische problemen (toegang, identificatie, handtekening…) op de bovenstaande website.
- Kies voor een aanmelding ‘in naam van een onderneming’ en klik op volgende.
- Kies voor “indienen voor uw onderneming” met vermelding van het ondernemingsnummer van de vzw waarvoor je de aangifte wil doen.
- Ga naar ‘mijn aangiften’.
- Vul de gegevens in van het belastbaar tijdperk. Als het boekjaar samenloopt met het kalenderjaar vul je voor aanslagjaar 2022: belastbaar tijdperk van 1/1/2021 tot 31/12/2021. Duid ook RPB aan i.p.v. VenB.
- De aangifte bestaat uit vijf tabbladen:
- ID
- 276.5.A – Aangifte
- 276.5.B – Bijlagen
- 274 APT-8
- 274 APT-9
- Vul onder ‘ID’ de gegevens in van de onderneming, het belastbare tijdperk en de contactpersoon die de aangifte doet in naam van de vzw.
- Vul onder ‘276.5.A – Aangifte’ de belastbare inkomsten in. Als de vzw geen belastbare inkomsten heeft, vul dan ‘0’ in bij de codes van de verschillende inkomsten.
- Voeg onder ‘276.5.B – Bijlagen’ de jaarrekening toe van de vzw voor het belastbaar tijdperk waarvan je de aangifte doet (2021). Bij vzw’s met een volledige boekhouding voeg je ook de balans en resultatenrekening toe.
- Tabblad 274 APT-8 moet je alleen invullen als dit van toepassing is.
- Je kan daarna een foutencontrole doen om na te gaan of iets niet correct werd ingevuld. Klik hiervoor op ‘Foutenlijst’.
- De simulatie zal nagaan hoeveel belastingen de vzw mogelijks verschuldigd is. Bij een ‘0-aangifte’ zal dit dan ook niets zijn.
- Onderteken de aangifte.
- Je ontvangt een ontvangstbewijs van de aangifte.
Als je bovenstaande stappen gevolgd hebt, dan is de vzw wettelijk in orde met haar aangifte. Onthoud dat de vzw deze aangifte elk jaar opnieuw moet doen , je krijgt hiervoor geen herinnering !
Uitgebreide info over RPB: https://financien.belgium.be/nl/vzws/belastingen_en_btw/belastingaangifte-vzw-rechtspersonenbelasting
Webinar hoe RPB ingeven in Biztax: https://www.youtube.com/watch?v=KJsSIVXB5yY
4. Minstens één Raad van Bestuur (RvB) houden
De Raad van bestuur (RvB) is een collegiaal orgaan, belast met het bestuur van de vereniging. De RvB moet minstens één vergadering per jaar houden, maar in de praktijk zal dit vaak meer dan één keer zijn aangezien ze verantwoordelijk zijn voor het bestuur van de vereniging.
De bestuurders (of raad van bestuur) moeten de jaarrekeningen en begrotingen (die de AV moet goedkeuren) opstellen.
5. Ledenregister bijhouden
De Raad van Bestuur stelt het ledenregister op waarin de naam, voornaam en woonplaats (domicilieadres) van de leden van de vereniging vermeld staan. Dit zijn meestal ook de leden die stemrecht hebben in de Algemene Vergadering (AV). Het ledenregister moet constant up-to-date gehouden worden. Als de ledensamenstelling verandert, moet het register binnen de 8 dagen nadat de RvB er kennis van heeft gekregen, aangepast worden. Het ledenregister moet bijgehouden worden op het adres van de maatschappelijke zetel van de vereniging.
6. Patrimoniumtaks (succesierechten) indienen
Elke vzw moet opgeven wat ze aan patrimonium (= onroerende en roerende goederen) heeft en hoeveel dit zou opbrengen als het allemaal verkocht zou worden. Als het vermogen kleiner is dan € 25.000, dan moet er geen patrimoniumtaks betaald worden. Als het vermogen hoger is dan € 25.000, dan moet hierop 0,17% aan belasting betaald worden. Voor de meeste jeugdorganisaties die geen eigen lokaal of andere infrastructuur bezitten, zal het vermogen de €25.000 niet overschrijden.
1. Vermogen van maximaal 25.000 euro: geen taks verschuldigd
Is het vermogen van de vzw kleiner dan of gelijk aan 25.000 euro, dan is zij niet onderworpen aan de taks. Zij betaalt dan geen belasting.
Opgelet: u blijft wel verplicht te melden dat het vermogen niet meer dan 25.000 euro bedraagt.
- Hebt u een uitnodiging om aangifte te doen ontvangen, dan hebt u onderaan de brief een strookje dat u daarvoor kunt invullen en terugsturen naar het kantoor Rechtszekerheid.
- Hebt u geen uitnodiging om aangifte te doen ontvangen, dan neemt u het best rechtstreeks contact op met het bevoegde kantoor(This hyperlink opens a new window).
2. Vermogen groter dan 25.000 euro: driejaarlijkse of jaarlijkse aangifte
- Is het vermogen van de vzw groter dan 25.000 euro, maar de taks niet meer dan 500 euro, dan kunt u een aangifte indienen voor de komende 3 jaar.
Opgelet: wijzigt het vermogen van de vzw in de loop van die 3 jaar waardoor de taks met minstens 25 euro toeneemt (dat wil zeggen, de taks bedraagt dan minimum 525 euro), dan moet u het kantoor Rechtszekerheid daarvan op de hoogte brengen. - Beschikt de vzw over een vermogen dat groter is dan 25.000 euro en is de taks hoger dan 500 euro, dan moet de vzw jaarlijks een aangifte indienen.
Opgelet: als jeugdorganisatie kan je vrijstelling krijgen van onroerende voorheffing voor jeugdwerkinfrastructuur (als je over een gebouw beschikt). De vrijstelling geldt zowel voor lokale en bovenlokale jeugdverenigingen, als voor jeugdwerk dat actief is op Vlaams niveau. Meer informatie over de regelgeving in Vlaanderen vind je hier.
De voorwaarde om van deze vrijstelling te genieten is dat je als jeugdvereniging geregistreerd staat op de site https://www.jeugdmaps.be/. Je kan de registratie niet zelf doen maar kan hiervoor terecht bij Roots als koepelorganisatie als je lid bent.
Meer info over hoe in te dienen: https://financien.belgium.be/nl/vzws/belastingen-btw/jaarlijkse-taks-vzws#q5
7. UBO-register invullen
Het is verplicht als vzw om het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner of uiteindelijke begunstigden) in te vullen voor jouw vzw. De uiteindelijke begunstigden van een vzw zijn:
– cat. 1 : leden van de Raad van Bestuur
– cat. 2: het dagelijks bestuur
– cat. 3 : de gemachtigden om de organisatie te vertegenwoordigen
Dit zijn 3 categorieën waarvan de info reeds bekend is bij het KBO en die in principe al door middel van ‘preregistratie’ zouden moeten zijn ingevuld (zie verder).
– cat. 5 : de natuurlijke personen waarvoor de VZW is opgericht
Dit kan als ‘groep van personen’ worden omschreven: vb. voor een vzw opgericht voor het ondersteunen van oorlogsslachtoffers kan dat ‘de Syrische oorlogsslachtoffers’ zijn
! OPM : het kan gebeuren dat je hier niets invult, vb. een vzw die opgericht is voor de bescherming van het milieu (en dus niet opgericht is voor natuurlijke personen)!
– cat. 6 : alle anderen met zeggenschap
Dit is een restcategorie : elke andere natuurlijke persoon die feitelijk de mogelijkheid heeft om te beslissen of de vereniging te vertegenwoordigen, ook al is die bevoegdheid niet gepubliceerd in het KBO.
Welke Info moet worden aangegeven in het register ?
Bij Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 werden de uitvoeringsmodaliteiten van de wet vastgelegd.
VZW’s, IVZW’s en stichtingen moeten aan het register de volgende informatie over elk van hun uiteindelijke begunstigden meedelen :
1° zijn naam;
2° zijn eerste voornaam;
3° zijn geboortedag;
4° zijn geboortemaand;
5° zijn geboortejaar;
6° zijn nationaliteit(en);
7° zijn land van verblijf;
8° zijn volledige verblijfsadres ;
9° de datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden.
10° zijn identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
11° de categorie(ën) van personen bedoeld in artikel 4, 27°, tweede lid, c), van de wet van 18 september 2017, waartoe hij behoort;
12° de één of meerdere categorieën van personen opgesomd in artikel 4, 27°, tweede lid, c), van de wet van 18 september 2017, afzonderlijk of samen met anderen, waartoe hij behoort;
Het UBO-register dien je digitaal in te vullen op de website van de Federale Overheidsdienst (FOD). Wijzigingen (bv. ontslagen en benoemingen van (nieuwe) bestuurders dien je ook zo snel mogelijk aan te geven in het digitale register.
Wie moet dit ingeven ?
Het zijn de bestuurders die verantwoordelijk zijn om de gegevens en de nodige bewijsstukken aan te leveren.
Er kan wel intern iemand worden gemandateerd om de effectieve registratie te doen. Er is ook mogelijkheid om iemand extern te mandateren, vb. een boekhouder.
Om iemand te mandateren voor de toegang tot het UBO-register : volg de stappen uit deze FAQ.
Bestuurders moeten de informatie niet alleen
- inwinnen of bijhouden, maar ook
- tijdig aan het UBO-register meedelen, en
- onvolledige of onjuiste informatie meedelen.
Zoniet riskeren ze een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 euro. Voor VZW’s kunnen de eerste twee inbreuken overigens in een bijkomende boete van 50 tot 5.000 euro resulteren.
Jaarlijkse bevestiging UBO register: Wat houdt de jaarlijkse bevestiging in?
Sinds 2018 moeten vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen en trusts de zogenaamde “uiteindelijke begunstigden” van hun organisatie registeren in het UBO-register. Elke geregistreerde entiteit is ook verplicht om jaarlijks deze gegevens te bevestigen. Met jaarlijks wordt bedoeld; één jaar na de laatste registratie, bevestiging en/of aanpassing van de gegevens in het UBO-register.
- Ga naar het UBO-register van jouw organisatie (https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register).
- Controleer of deze gegevens nog steeds correct zijn. Indien niet, past je deze aan.
- Daarna klik je onderaan op de groene knop ‘jaarlijkse bevestiging’.
Als vzw ben je ook verplicht om elke elke wijziging aan deze gegevens binnen de maand te registeren in het UBO register.
Automatische herinnering ontvangen
Wilt je één maand voor het verstrijken van deze jaarlijkse termijn een herinnering ontvangen? Activeer dan de e-Box van uw onderneming. Meer informatie over hoe dit in zijn werk gaat, vindt u hier.
Meer info , bekijk : VZWebinar #09 - Hoe breng ik het UBO-Register van mijn vzw in orde.